Per l'equip de Clara
Recordatori de cita: 8 plantilles per a psicòlegs
“A quina hora era?”, “On és l’enllaç?”, “T’aviso per aquí si no puc venir?”. Aquestes plantilles recullen la informació que la persona necessita abans de la sessió i expliquen què fer si hi ha algun canvi.
Tria la plantilla que necessitis i substitueix els camps entre claudàtors. Els missatges breus estan pensats per al mòbil; els de correu inclouen assumpte, cos i signatura. Tots els exemples són ficticis.
Troba el missatge adequat
| Situació | Missatge breu | Correu electrònic |
|---|---|---|
| Acabeu d'acordar una sessió | Plantilla 1 | Plantilla 5 |
| Vols recordar una sessió presencial | Plantilla 2 | Plantilla 6 |
| Vols recordar una sessió online | Plantilla 3 | Plantilla 7 |
| La persona demana un altre horari | Plantilla 4 | Pots adaptar el mateix text |
| Tu necessites canviar la sessió | Pots adaptar el text de la plantilla 8 | Plantilla 8 |
Missatges breus per al mòbil
1. Confirmar una sessió que acabeu d'acordar
Hola, [nom]. Deixem la propera sessió per al [dia i data] a les [hora], a [lloc]. Si necessites comunicar algun canvi, pots escriure a [contacte]. [Nom professional].
El missatge recull el vostre acord. No cal tornar a demanar confirmació del que acabeu de decidir. Per a una sessió online, substitueix el lloc per les indicacions d'accés.
2. Recordar una sessió presencial
Hola, [nom]. Et recordo la nostra sessió del [dia i data] a les [hora]. Ens veiem a [adreça]. Si necessites canviar-la, avisa a [contacte]. [Nom professional].
Si et cal comprovar l'assistència, afegeix: “Em pots confirmar que podràs venir?”. Fes servir aquesta variant quan hagis de revisar la resposta. Si només vols informar, el missatge ja és complet.
3. Recordar una sessió online
Hola, [nom]. Tenim sessió online el [dia i data] a les [hora i fus horari]. Pots entrar-hi des d'aquest enllaç: [enllaç de la sessió]. Si tens algun problema d'accés, contacta amb [contacte]. [Nom professional].
Comprova l'enllaç abans d'enviar-lo. Si el comparteixes per una altra via, concreta on és: “Trobaràs l'enllaç al correu de confirmació”. La guia de teràpia online i registre de sessions recull altres acords que convé parlar abans de la trobada.
4. Respondre a una petició de canvi
Hola, [nom]. Podem buscar un altre horari. Tinc disponibles [opció 1] i [opció 2]. Alguna et va bé? Quan acordem la nova data, t'enviaré la confirmació.
Ofereix opcions que puguis reservar. Actualitza l'agenda quan la persona en triï una; proposar alternatives encara no modifica la cita anterior.
Plantilles per correu electrònic
5. Confirmació d'una sessió
Assumpte: Confirmació de cita: [dia i data]
Hola, [nom],
Hem acordat la propera sessió per al [dia i data] a les [hora].
Modalitat: [presencial o online].
Lloc o accés: [adreça o indicacions per connectar-se].
Si necessites comunicar algun canvi, contacta amb [contacte].
Una salutació,
[Nom professional o consulta].
Deixa només la modalitat que correspongui. Si el missatge l'envia recepció, afegeix el nom del professional amb qui serà la sessió.
6. Recordatori d'una sessió presencial
Assumpte: Recordatori de cita: [dia i data], [hora]
Hola, [nom],
Et recordo la nostra sessió del [dia i data] a les [hora].
Adreça: [adreça de la consulta].
No cal que responguis si tot segueix com havíem acordat. Si necessites canviar la sessió, avisa a [contacte].
Una salutació,
[Nom professional o consulta].
Afegeix una indicació d'arribada si ajuda a trobar la consulta, com el pis o el timbre. Retira instruccions que la persona ja no necessiti.
7. Recordatori d'una sessió online
Assumpte: La teva sessió online: [dia i data], [hora]
Hola, [nom],
La nostra sessió online serà el [dia i data] a les [hora i fus horari].
Enllaç d'accés: [enllaç de la sessió].
Si tens dificultats per connectar-te, contacta amb [contacte]. Si necessites un altre horari, avisa per aquesta mateixa via.
Una salutació,
[Nom professional o consulta].
El fus horari evita dubtes si la persona és en un altre país. Comprova que puguis atendre el contacte per a incidències en aquell moment.
8. Proposar un canvi des de la consulta
Assumpte: Canvi de la nostra cita del [dia i data]
Hola, [nom],
Necessito canviar la nostra sessió del [dia i data] a les [hora]. Em sap greu l'inconvenient.
Et puc oferir [opció 1] o [opció 2]. Alguna et va bé? Si no, busquem una altra possibilitat.
Quan acordem el nou horari, t'enviaré la confirmació.
Una salutació,
[Nom professional o consulta].
Espera a acordar la nova hora abans d'enviar-ne un recordatori. Revisa també l'avís previst per a la sessió anterior.
Confirmar, recordar i gestionar respostes
Envia la confirmació quan tanqueu una data. Per al recordatori, un o dos dies abans pot ser un punt de partida: ajusta'l al marge per comunicar canvis i a les preferències de la persona.
Si heu acordat un termini de cancel·lació, l'avís ha d'arribar amb temps per actuar abans que s'acabi. Pots remetre a aquestes condicions, però no introduir una penalització nova en el missatge.
Deixa clar si esperes resposta. Un recordatori informatiu no necessita un “sí”. Si demanes confirmació, decideix qui revisarà les respostes i com s'actualitzarà l'agenda. En un correu que no admeti respostes, indica un altre contacte.
Si la persona no contesta, verifica el destinatari i segueix els acords de la consulta. El silenci no demostra que hagi llegit el missatge ni que vulgui cancel·lar. Evita encadenar avisos sense revisar què ha passat.
Abans de fer servir les plantilles
Utilitza el canal acordat amb la persona. Comprova les dades de contacte, substitueix tots els camps i revisa data, hora i accés. Quan algú altre gestiona les cites, confirma qui ha de rebre l'avís; també és rellevant en l'atenció a menors i tutors.
Deixa fora del missatge els diagnòstics i el contingut de les sessions. La guia de protecció de dades per a psicòlegs explica el principi de minimització. Un text neutre també requereix atenció al destinatari i al remitent que apareixerà a la pantalla.
Preguntes freqüents
Què ha d'incloure un missatge de recordatori de cita?
La data, l'hora i l'adreça o l'enllaç d'accés. Indica com comunicar un canvi i si cal respondre. Evita incloure el motiu de consulta o detalls clínics.
Quan convé enviar el recordatori?
Un o dos dies abans pot ser un punt de partida. Si heu acordat un termini de cancel·lació, deixa marge per avisar abans que s'acabi.
Què faig si la persona no respon?
Si l'avís era informatiu, no cal resposta. Si demanaves confirmació, comprova el contacte i segueix el procediment acordat. No interpretis el silenci com una cancel·lació automàtica.
De l'enviament manual als recordatoris programats
Amb Clara, els recordatoris de sessió surten sols per correu electrònic i, al pla Expert, també per SMS. Connectes Google Calendar, comproves a quina persona correspon cada cita i tries amb quina antelació s'envia l'avís. Els recordatoris s'envien per a les cites que has vinculat a una persona. El missatge no inclou dades clíniques; tu continues gestionant les respostes i els canvis d'horari. Pots conèixer aquest recorregut a agenda i recordatoris per a psicòlegs.