Por el equipo de Clara
Recordatorio de cita: 8 plantillas para psicólogos
“¿A qué hora era?”, “¿Dónde está el enlace?”, “¿Te aviso por aquí si no puedo venir?”. Estas plantillas reúnen la información que la persona necesita antes de una sesión y dejan claro qué hacer si cambia algo.
Elige el mensaje que encaje con tu situación y sustituye los campos entre corchetes. Los mensajes breves están pensados para el móvil; los de correo incluyen asunto, cuerpo y firma. Todos los ejemplos son ficticios.
Encuentra el mensaje que necesitas
| Situación | Mensaje breve | Correo electrónico |
|---|---|---|
| Acabáis de acordar una sesión | Plantilla 1 | Plantilla 5 |
| Quieres recordar una sesión presencial | Plantilla 2 | Plantilla 6 |
| Quieres recordar una sesión online | Plantilla 3 | Plantilla 7 |
| La persona pide otro horario | Plantilla 4 | Puedes adaptar ese mismo texto |
| Tú necesitas cambiar la sesión | Puedes adaptar el texto de la plantilla 8 | Plantilla 8 |
Mensajes breves para el móvil
1. Confirmar una sesión recién acordada
Hola, [nombre]. Dejamos la próxima sesión para el [día y fecha] a las [hora], en [lugar]. Si necesitas comunicar algún cambio, puedes escribir a [contacto]. [Nombre profesional].
Este mensaje recoge un acuerdo. No hace falta pedir que la persona vuelva a confirmar lo que acabáis de decidir. Para una sesión online, cambia el lugar por las indicaciones de acceso.
2. Recordar una sesión presencial
Hola, [nombre]. Te recuerdo nuestra sesión del [día y fecha] a las [hora]. Nos vemos en [dirección]. Si necesitas cambiarla, avisa a [contacto]. [Nombre profesional].
Si necesitas comprobar la asistencia, añade: “¿Puedes confirmar que podrás venir?”. Utiliza esa variante cuando vayas a revisar la respuesta. Si basta con informar, deja el mensaje como está.
3. Recordar una sesión online
Hola, [nombre]. Tenemos sesión online el [día y fecha] a las [hora y zona horaria]. Puedes entrar desde este enlace: [enlace de la sesión]. Si tienes algún problema de acceso, contacta con [contacto]. [Nombre profesional].
Comprueba el enlace antes de enviarlo. Si lo compartes por otra vía, sustituye esa frase por una ubicación concreta: “Encontrarás el enlace en el correo de confirmación”. Para preparar otros acuerdos del encuentro, consulta la guía de terapia online y registro de sesiones.
4. Responder a una petición de cambio
Hola, [nombre]. Podemos buscar otro horario. Tengo disponibles [opción 1] y [opción 2]. ¿Alguna te encaja? Cuando acordemos la nueva fecha, te enviaré la confirmación.
Ofrece horarios que puedas reservar. Actualiza la agenda cuando la persona elija una opción; proponer dos alternativas todavía no cambia la cita anterior.
Plantillas por correo electrónico
5. Confirmación de una sesión
Asunto: Confirmación de cita: [día y fecha]
Hola, [nombre]:
Nuestra próxima sesión queda acordada para el [día y fecha] a las [hora].
Modalidad: [presencial u online].
Lugar o acceso: [dirección o indicaciones para conectarse].
Si necesitas comunicar un cambio, contacta con [contacto].
Un saludo,
[Nombre profesional o consulta].
Conserva la modalidad que corresponda y elimina la otra. Si escribe recepción, indica el nombre del profesional con quien será la sesión.
6. Recordatorio de una sesión presencial
Asunto: Recordatorio de cita: [día y fecha], [hora]
Hola, [nombre]:
Te recuerdo nuestra sesión del [día y fecha] a las [hora].
Dirección: [dirección de la consulta].
No necesitas responder si todo sigue según lo previsto. Si necesitas cambiar la sesión, avisa a [contacto].
Un saludo,
[Nombre profesional o consulta].
Incluye una indicación de llegada si ayuda a encontrar la consulta, como el piso o el timbre. Evita añadir instrucciones que la persona ya no necesita.
7. Recordatorio de una sesión online
Asunto: Tu sesión online: [día y fecha], [hora]
Hola, [nombre]:
Nuestra sesión online será el [día y fecha] a las [hora y zona horaria].
Enlace de acceso: [enlace de la sesión].
Si tienes dificultades para conectarte, contacta con [contacto]. Si necesitas otro horario, avisa por esa misma vía.
Un saludo,
[Nombre profesional o consulta].
Indicar la zona horaria evita dudas cuando la persona está en otro país. Revisa que el contacto para incidencias sea uno que puedas atender en ese momento.
8. Proponer un cambio desde la consulta
Asunto: Cambio de nuestra cita del [día y fecha]
Hola, [nombre]:
Necesito cambiar nuestra sesión del [día y fecha] a las [hora]. Siento el inconveniente.
Puedo ofrecerte [opción 1] u [opción 2]. ¿Alguna te va bien? Si no, buscamos otra posibilidad.
Cuando acordemos el nuevo horario, te enviaré la confirmación.
Un saludo,
[Nombre profesional o consulta].
No envíes un recordatorio del nuevo horario hasta haberlo acordado. Comprueba también qué ocurre con el aviso previsto para la sesión anterior.
Confirmar, recordar y gestionar respuestas
Envía la confirmación al cerrar una fecha. Para el recordatorio, uno o dos días antes puede ser un punto de partida: ajústalo al margen necesario para comunicar cambios y a las preferencias de la persona.
Si has acordado un plazo de cancelación, el aviso debe llegar con tiempo para actuar antes de que termine. El recordatorio puede remitir a esas condiciones, pero no introducir una penalización nueva.
Deja claro si esperas respuesta. Un mensaje informativo no necesita un “sí”. Si pides confirmación, decide quién revisará las respuestas y cómo se actualizará la agenda. En un correo que no admita respuestas, indica otro contacto.
Si la persona no responde, comprueba el destinatario y sigue lo acordado en la consulta. El silencio no confirma por sí solo que haya leído el mensaje ni que quiera cancelar. Evita encadenar avisos sin revisar qué ha pasado.
Antes de utilizar las plantillas
El canal debe ser uno acordado con la persona. Revisa los datos de contacto, sustituye todos los campos y comprueba fecha, hora y acceso. Si otra persona gestiona las citas, confirma quién debe recibir el aviso; esto también importa en la atención a menores y tutores.
Mantén fuera del mensaje los diagnósticos y el contenido de las sesiones. La guía de protección de datos para psicólogos explica el principio de minimización. Un texto neutro sigue necesitando cuidado con el destinatario y con el remitente que aparecerá en pantalla.
Preguntas frecuentes
¿Qué escribir en un mensaje de recordatorio de cita?
Incluye la fecha, la hora y la dirección o el enlace de acceso. Indica cómo comunicar un cambio y si necesitas respuesta. Evita incluir el motivo de consulta o detalles clínicos.
¿Cuándo conviene enviar el recordatorio?
Uno o dos días antes puede ser un punto de partida. Si has acordado un plazo de cancelación, deja margen para avisar antes de que termine.
¿Qué hago si la persona no responde?
Si el aviso era informativo, no hace falta respuesta. Si pediste confirmación, comprueba el contacto y sigue el procedimiento acordado. No interpretes el silencio como una cancelación automática.
De enviar cada aviso a programar los recordatorios
Con Clara, los recordatorios de sesión salen solos por correo electrónico y, en el plan Experto, también por SMS. Conectas Google Calendar, compruebas a qué persona corresponde cada cita y eliges la antelación del aviso. Los recordatorios se envían para las citas que has vinculado a una persona. El mensaje no incluye datos clínicos; tú sigues gestionando las respuestas y los cambios de horario. Puedes conocer este recorrido en agenda y recordatorios para psicólogos.